Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Взаимный зачет излишков и недостач, выявленных при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Все должно осуществляться по плану, составленному руководителем. Причем этапность соблюдают в следующем порядке:
- Подготовительный период. Издается приказ директора, где прописывается срок проведения, что считают. Создается специальная комиссия из нескольких человек, где назначается главный. Определяются те лица, которые будут нести ответственность, если будут найдены нестыковки во время проверки.
- Все начинается с формирования описи имеющейся производственной собственности с описанием внешнего вида на сегодняшний день.
- Создается ведомость для сличения, где отражается информация, которая получилась при инспектировании, а также сведения, запечатленные в первоначальных документах.
- При несоответствии составляется акт, где будет все указано.
- По полученным данным оформляется справка. Помимо этого, вносятся преобразования в баланс, где отсутствующие деньги или другие ценности списываются. А оприходованные излишки, выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении, НДС и прибыль отражаются проводкой бухгалтера.
Инвентаризационная компания должна отчитываться на каждом этапе перед руководителем компании и главным экономистом.
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
В соответствии с п. 6 ФСБУ «Обесценение активов»[4] в рамках годовой инвентаризации проводится анализ наличия признаков обесценения активов (далее – тест на обесценение).
Тест на обесценение не проводится в отношении запасов, финансовых активов (п. 3 ФСБУ «Обесценение активов») и прав пользования активами (Письмо Минфина РФ № 02-06-07/2736, Федерального казначейства № 07-04-05/02-932 от 21.01.2019).
При выявлении инвентаризационной комиссией признаков обесценения по объектам основных средств, нематериальных или непроизведенных активов определяется их справедливая стоимость и рассчитывается убыток от обесценения.
Справедливая стоимость актива рассчитывается с применением метода рыночных цен либо метода амортизированной стоимости замещения (п. 11 ФСБУ «Обесценение активов»). Порядок применения данных методов предусмотрен в п. 54 – 56 ФСБУ «Концептуальные основы»[5]. Учреждение использует тот метод, который позволяет наиболее достоверно оценить справедливую стоимость актива.
Одновременно при принятии решения об определении справедливой стоимости комиссией оценивается необходимость корректировки в отношении актива оставшегося срока его полезного использования (п. 13 ФСБУ «Обесценение активов»).
Если по результатам анализа выявленных признаков обесценения актива инвентаризационной комиссией принимается решение об учете актива на забалансовых счетах, в дальнейшем проведение теста на обесценение такого актива (определение справедливой стоимости) не осуществляется (п. 14 ФСБУ «Обесценение активов»).
В бухгалтерском учете убыток от обесценения актива признается, когда остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату превышает его справедливую стоимость за вычетом затрат на выбытие такого актива.
В отношении недвижимого и особо ценного движимого имущества, приобретенного автономным учреждением за счет средств учредителя, решение комиссии о признании убытка от обесценения подлежит согласованию с собственником имущества (п. 15 ФСБУ «Обесценение активов»).
Расчет убытка осуществляется следующим образом: остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату уменьшается до его справедливой стоимости, определенной согласно решению инвентаризационной комиссии (комиссии по поступлению и выбытию активов), за вычетом затрат на выбытие такого актива, но не более остаточной стоимости актива на годовую отчетную дату. При расчете учитываются особенности признания убытков от обесценения, предусмотренные п. 16, 17 ФСБУ «Обесценение активов».
Сроки проведения плановой инвентаризации кассы устанавливает руководство. Даты закрепляют в регламенте. В план нужно включить минимум одну инвентаризацию в год — для заполнения годовой отчетности. В тексте регламента также нужно предусмотреть все ситуации, когда инвентаризация кассы нужна по закону — при обнаружении недоимки, пропаже наличных и так далее.
Как правило, у сотрудников есть время подготовиться к процедуре — всех участников инвентаризации заранее уведомляют о сроках. Поэтому при плановых проверках находят меньше всего расхождений между кассой и данными учета.
Инвентаризация кассы: документальное оформление
После проведения инвентаризации кассы комиссия оформляет опись, в которой отражает результаты проверки. Документ должны подписать все ревизоры вместе с материально ответственным сотрудником — иначе опись будет недействительна.
Руководство может составить собственные формы описи для инвентаризаций кассы. Также можно взять одну из установленных образцов:
- №ИНФ-15 — для результатов проверки наличных и финансовых документов;
- №ИНВ-16 — для инвентаризаций по бланкам строгой отчетности и ценным бумагам.
Излишки в кассе — что это, как они возникают
Под излишками в кассе подразумевается ситуация, когда на момент окончания работы с кассой в ней оказывается больше средств, чем должно быть с точки зрения имеющейся отчетности. Конечно, такая ситуация не так распространена, как недостача в кассе, но все же иногда имеет место при осуществлении бухгалтерской деятельности на предприятии. Несмотря на то, что наличие излишков в кассе само по себе не свидетельствует о причинении какого-либо вреда предприятию, такое обстоятельство может стать основанием для проведения более глубокой налоговой проверки контролирующими органами. Кроме этого, излишки в кассе практически всегда гарантируют, что имели место какие-либо ошибки или же злоупотребление доверием со стороны работника, обслуживающего материальные ценности.
Бухгалтерский учет и оприходование — проводки
Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).
Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.
Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.
Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:
| Операция (описание) | Дебет | Кредит |
| Отражается наличная выручка, выявленная по факту проверки ККТ | 50 | 90 |
| Оприходован кассовый излишек в качестве прочего дохода организации | 50 | 91 |
Отражение излишков, обнаруженных по итогам инвентаризации кассы
Выявленные во время инвентаризации излишки денежных средств и других активов принимаются к бухгалтерскому учёту. Однако учитываться они будут по текущей рыночной стоимости, а не по ценам предыдущего периода. В итоге, на дату обнаружения излишка, его стоимость может быть как выше, так и ниже (что бывает чаще) его цены на момент возникновения.
Важно! При инвентаризации разница между фактическим наличием и данными, указанными в бухгалтерском учёте, должна регистрироваться именно в том отчётном периоде, в котором проводилась проверка.
Таким образом, в бухучёте появляется прочий доход, который нужно указать по кредиту счёта 91 (Прочие доходы и расходы) в субсчёте 91-1 (Прочие доходы). Данные операции приведены в таблице.
Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи
Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы.
Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью: (нажмите для раскрытия)
- проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
- проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
- выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
- проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
- проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.).
Приказ о проведении инвентаризации кассы: образец заполнения
Итак, прежде чем приступить к ревизионной процедуре, сформировать соответствующее распоряжение. Закон допускает применять произвольную форму приказа, либо использовать унифицированную форму № ИНВ-22, пример оформления которой, можно посмотреть .
Обычно для проведения ревизии создается постоянная комиссия, состав которой утверждает руководство. В нее входят:
- представители АУП;
- сотрудники финансовых и экономических служб;
- ревизоры отдела внутреннего аудита либо специалисты независимых объединений.
Важно помнить, что отсутствие любого из членов комиссии при осуществлении мероприятия может послужить основанием для непризнания действительности итогов проверки.
Инвентаризация денежных средств в кассе производится по определенному алгоритму. Перед началом ее проведения все кассовые операции прекращаются, кассу закрывают, а комиссии передаются не вошедшие в кассовый отчет документы по последним операциям. Кассир или сотрудник, выполняющий его обязанности, дает расписку о сдаче всех непроведенных в учете документов в бухгалтерию или комиссии.
Далее начинается собственно инвентаризация кассы, состоящая из двух этапов:
- инвентаризации наличных денежных средств;
- инвентаризация денежных документов.
Пересчет наличности проводится сплошным порядком под наблюдением всех участвующих в ревизии членов комиссии. Установленное по факту наличие денег сличается с остатками средств по бухгалтерским документам и ККТ.
Если деятельность фирмы сопряжена с использованием ККМ, то ревизия начинается с проверки наличия средств в операционных кассах. Обязательной в этом случае является проверка документов, подтверждающих законность эксплуатации каждого кассового аппарата.
На втором этапе проверяется наличие денежных документов и соответствие их учетным данным. К ним относятся путевки, талоны на спецпитание, топливо, лотерейные билеты, квитанции разных сборов и др. на каждый вид документов в кассе должны быть заведены регистрационные книги, в которых фиксируется приход и расход, выводятся остатки БСО.
Когда проведение инвентаризации кассы обязательно?
В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно: 📌 Реклама Отключить
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.
Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.
Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.
Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. Отчет кассира сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.
Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.
Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.
Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.
Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.
Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:
- Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) — на все проверяемые основные средства;
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) — на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.
Излишки при инвентаризации: проводки
Если в ходе ревизии были выявлены неучтенные материальные ценности, которые принято называть излишками, их необходимо поставить на учет или оприходовать. Сделать это бухгалтер должен по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Коммерческие организации относят эту сумму на финансовые результаты, а некоммерческие увеличивают на нее доходы. Для этих целей используется пассивный синтетический счет 91-1 «Прочие доходы». Для того чтобы правильно отобразить в учете излишки, проводки мы собрали в одну таблицу.
| Вид оприходуемых ценностей | Дебет | Кредит |
| Денежные средства в кассе | 50 «Касса» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Основные средства | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Материалы | 10 «Материалы» | 91-1 «Прочие доходы» |
| Товары | 41 «Товары» | 91-1 «Прочие доходы» |
Для аналитики используются субсчета, бухгалтерские справки и другие документы. Основные средства, поставленные на учет таким способом, подлежат амортизации в обычном порядке.
Объяснительная записка при обнаружении излишка
Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.
Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.
Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.
В документе обязательно указывают следующие реквизиты:
- название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
- ФИО руководителя;
- ФИО сотрудника, дающего пояснения;
- дату предоставления пояснений;
- подпись составителя.
Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.