Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет — имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Расчет для легковых автомобилей
Для легкового авто расчет норматива производится по специальной формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — это норматив затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — базовый стандарт расхода топлива на пробег автомобиля в 100 км;
- S — конкретный пробег автомобиля, исчисляется в км;
- D — поправочный коэффициент, установленный к норме, отражается в %.
Базовый стандарт определяется в соответствии с рекомендациями Минтранса для организаций. Например, отдельные значения предусмотрены:
- для отечественного транспорта до 2014 года выпуска;
- для зарубежных авто до 2008 года;
- для зарубежных марок с 2008 по 2014 год.
Когда нормативы повышаются
Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.
Основания для повышения норм расхода топлива:
- работа в зимний период — 5-20%;
- эксплуатация в горной местности — 5-20%;
- дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
- передвижение в городских зонах — 5-35%;
- необходимость частых технологических остановок — 10%;
- необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
- для обкатки нового авто — до 10%;
- по длительности эксплуатации — 5-10%.
Шаг N 1. Разработайте форму путевого листа
Для того чтобы подтвердить обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле, вам потребуется путевой лист. Это основной первичный документ, и его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, но они обязательны лишь для автотранспортных предприятий. Поэтому если ваша организация таковой не является, то вы можете разработать бланк «путевки» самостоятельно (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). И утвердить свою форму в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы в разработанном вами образце были обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Их перечень мы привели в табл. 1 на с. 26.
Сравнительный анализ Норм расхода топлива, утвержденных Минтрансом, и норм, установленных заводом-изготовителем
---------------------------------------------------------------------------
Способ Характеристика Недостатки способа
нормирования
---------------------------------------------------------------------------
Нормирование Документ содержит нормы 1. Несмотря на то что Нормы топлива
по лимитам, для основных марок уже закреплены Распоряжением
утвержденным автомобилей. Кроме Минтранса, все равно потребуются
Распоряжением того, к нормам дополнительные расчеты, чтобы найти
Минтранса установлены поправочные величину норматива с учетом
(повышающие и поправочных коэффициентов.
понижающие) 2. Для некоторых машин в
коэффициенты в Распоряжении Минтранса норм вообще
зависимости от условий нет. Так как изменения в данный
и местности документ с момента его выхода в
эксплуатации авто. свет не вносились. А производители
Например, коэффициенты авто с 2008 г. существенно обновили
для летнего и зимнего свой модельный ряд.
времени, различных 3. Нормативы вам могут не подойти.
населенных пунктов, Потому как из-за технического
качества дорог и пр. состояния ваш автомобиль тратит
топлива по факту гораздо больше,
чем выходит по нормативам
---------------------------------------------------------------------------
Нормирование Расчет норм Нормы завода-изготовителя могут не
по данным производится по данным соответствовать реальным условиям
технической расхода топлива, эксплуатации автомобиля и
документации которые представлены в фактическому расходу ГСМ
завода - технических документах
изготовителя на машину для трех
автомобиля видов дорог: город,
трасса, смешанный. Вы
сможете выбрать тот
вариант, где чаще всего
эксплуатируете авто
---------------------------------------------------------------------------
Шаг N 6. Спишите затраты на ГСМ в налоговом учете
После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в книгу учета как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ
Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:
- базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;
- поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;
- нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.
Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км x 350 км x 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л x 620 руб. : 20 л). В книге учета записи будут следующие (табл. 3).
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Личный автомобиль в служебных целях
В действующем законодательстве не содержится отдельных положений о том, как регулируется использование личного автомобиля в служебных целях. Но возможность эта закреплена в ст. 188 ТК РФ. В настоящее время есть несколько способов, позволяющих списать бензин на личный автомобиль директора. К таковым относятся следующие:
- Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
- Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
- Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
- Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.
Недостатки унифицированного ПЛ
При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.
Если данные о маршруте не даны или места отправления либо назначения говорят о непроизводственном характере поездки, компания не сможет принять расходы на бензин. При этом в данной ситуации у работника появляется доход в натуральной форме (стоимости бензина), с которого предприятие должно исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет, а также платить страховые взносы. Принятый НДС также может признаваться налоговиками необоснованным.
Специфика бухгалтерского учета
Покупатель становится полноправным владельцем дизельного топлива в момент заправки или перекачки солярки в принадлежащий ему резервуар. Поэтому при разработке формы учета фирме надлежит действовать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности – руководствоваться положениями о реквизитах бланков первичных учетных регистров.
Бухгалтерия обязана использовать только количественные показатели. Так, правила учета ГСМ определяются, исходя из способа их закупки:
При покупке за наличные необходимы следующие проводки следующих форматов:
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Основание |
|---|---|---|
| 71 | 50 | Деньги на закупку топлива выдаются под отчет |
| 10 | 71 | ДТ учитывается в рамках авансового отчета |
| 19 | 71 | НДС по купленному ДТ |
| 68 | 19 | «Входящий» НДС, подразумевающий вычет. |
Алгоритм действий бухгалтера
Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:
- Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
- Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).
Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):
- средняя себестоимость;
- ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).
Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).
Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ
Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,
Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).