Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Новая форма состоит из титульного листа и нескольких таблиц. Часть из них переработали и изменили нумерацию, другие из расчета исключили. Новшества в основном связаны с отменой прежней системы выплаты пособий, когда сотрудникам их перечисляла компания, а затем эти суммы работодателю возмещал ФСС.
Что нового в бланке 4-ФСС
Самое заметное изменение – из формы исчезла таблица, в которой раньше отражались детали расчета с фондом (Таблица 2 на старом бланке). Также больше нет Таблиц 3 и 4 в их прежнем виде — они не подлежали заполнению еще с 2021 года.
При формировании отчета все страхователи должны заполнять всего 3 страницы: титульный лист, Таблицу 1 и Таблицу 4. Остальные таблицы заполняются при наличии данных:
- Таблица 1.1 заполняется теми организациями, чьи структурные подразделения были выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ).
- Таблица 2 заполняется компаниями и ИП, которые временно направляют своих работников по договору о предоставлении персонала к другим работодателям.
- Таблица 3 предназначена для тех предприятий, на которых в отчётном периоде были страховые случаи – в ней отражается численность пострадавших.
Пример расчёта среднесписочной численности за год
Рассмотрим пример расчёта ССЧ сотрудников для указания информации в 4-ФСС за 2022 год.
Входные данные:
В ООО «Инвестор» на 1 января 2022 год трудилось 128 человек, в т.ч. трое на 0,5 ставки.
- 17 мая один сотрудник уволился.
- 26 июля приняли нового работника.
- 10 сентября сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам.
- 1 ноября работника перевели в другую компанию без сохранения зарплаты по основному месту.
- 27 декабря сотрудник перешел на 0,5 ставки.
- В компании стандартная восьмичасовая пятидневка.
Расчёт среднесписочной численности выглядит таким образом:
| Показатель | Значение | |
|---|---|---|
| Расчёт ССЧ сотрудников на полной ставке | ||
| ССЧ за каждый месяц | январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь |
(31 * 125) / 31 = 125 (28 * 125) / 28 = 125 (31 * 125) / 31 = 125 (30 * 125) / 30 = 125 (17 * 125 + 14 * 124) / 31 = 124,55 (30 * 124) / 30 = 124 (25 * 124 + 6 * 125) / 31 = 124,19 (31 * 125) / 31 = 125 (9 * 125 + 21 * 124) / 30 = 124,30 (31 * 124) / 31 = 124 (30 * 123) / 30 = 123 (26 * 123 + 5 * 122) / 31 = 122,84 |
| Расчёт ССЧ сотрудников на неполной ставке (3 чел.) | ||
| ССЧ за каждый месяц | январь
февраль-ноябрь декабрь |
3 чел. * 4 ч. * 16 дн. = 192 ч. 192 ч. / 8 ч. / 16 дн. = 1,5 В месяцы с февраля по ноябрь ССЧ также будет 1,5, поскольку сотрудник на неполной ставке работали весь период без изменений. (3 чел. * 4 ч. * 18 дн. + 4 чел. * 4 ч. * 4 дн.) = 280 ч. |
| Расчёт ССЧ всех сотрудников | ||
| ССЧ за каждый месяц | январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь |
125 + 1,5 = 126,5 125 + 1,5 = 126,5 125 + 1,5 = 126,5 125 + 1,5 = 126,5 124,55 + 1,5 = 126,05 124 + 1,5 = 125,5 124,19 + 1,5 = 125,69 125 + 1,5 = 126,5 124,3 + 1,5 = 125,8 124 + 1,5 = 125,5 123 + 1,5 = 124,5 122,84 + 1,59 = 124,43 |
| ССЧ за год (12 мес.) | год | (126,5 + 126,5 + 126,5 + 126,5 + 126,05 + 125,5 + 125,69 + 126,5 + 125,8 + 125,5 + 124,5 + 124,43) / 12 = 125,83
При округлении получается ССЧ работников за 2022 год — 126 чел. |
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
Общие положения подсчета среднесписочной численности
Среднесписочное количество работающих не идентично численности сотрудников, утвержденных штатным расписанием. Порядок определения среднесписочной численности (СЧ) установлен Росстатом в приказе от 26.10.2015 № 428 в редакции, принятой 06.02.2017.
При расчете среднесписочного показателя используются принципы:
- Подсчет лиц за месяц производится в каждый календарный день, включая выходные или праздничные дни.
- Численность сотрудников нерабочего дня определяется по предшествующему выходному рабочему дню. Аналогично учитывается количество лиц при возникновении нескольких нерабочих дней.
- Лицо, имеющее выходной день в соответствии с графиком исполнения обязанностей, включается в расчет по данным предшествующего дня.
- Показатель выводится по результатам месяца. По данным каждого месяца выводится показатель за любой период с начала года.
- Численность устанавливается в целых единицах с округлением в большую или меньшую сторону в зависимости от величины дробного показателя.
Основанием для получения данных о количестве работников служит информация из табелей, кадровых приказов по предприятию. Ответственному работнику необходимо иметь сведения о лицах, которым установлен неполный трудовой день. В основе данных о среднесписочном числе работников лежит списочная численность – количество лиц, числящихся в организации или ИП в конкретный день.
Зачем контролирующим органам нужны сведения о числе работников организации
Госорганами используются сведения о количестве занятых на предприятии для различных целей. Росстат анализирует на основе таких данных занятость населения по отраслям и местностям.
Среднесписочная численность работников в 4-ФСС 2020 используется для контроля формы предоставления отчета и правильности произведенных вычислений. Так, чтобы иметь право предоставлять отчет на бумаге среднесписочная численность работников в 4-ФСС 2018 не должна превышать 25 человек. Если показатель выше, то сдать отчет можно только в электронном виде.
ФНС также необходимы данные для контроля формы сдачи отчетности, а также для отслеживания права на применение спецрежимов и льготных условий ведения учета. Например, микропредприятие численность работников 2018 году которого не превышало 15 человек, не применяет ПБУ 18/02, списывает любые МПЗ сразу на затраты, представляет упрощенную бухотчетность и освобождено от статотчетности.
Кого не включать в среднесписочную численность
Не включаются в списочную численность работники:
- принятые на работу по совместительству из других организаций
- физические лица, которые выполняли работу по договорам гражданско-правового характера
- привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников
- переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу
- направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций
- лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии
- лица, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации (они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу)
- собственники компании, которые не получают заработную плату
- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией
- адвокаты
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы
Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС за год
> > > 05 декабря 2020 4-ФСС за год — среднесписочная численность в этом отчете, формируемом нарастающим итогом, тоже считается за год.
О том, где она должна быть показана, о ее роли и правилах расчета — в нашем материале. 4-ФСС — это форма, предназначаемая для Фонда социального страхования и посвященная расчетам по взносам на страхование от несчастных случаев, контроль над которыми ФСС сохранил после передачи в 2017 году прочих страховых взносов в ведение налоговой службы.
Сдавать ее в соцстрах нужно ежеквартально (п. 1 ст. 24 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ), формируя в течение года в каждом последующем отчете данные по нарастающей, т. е. с охватом периода, отсчитываемого от начала текущего года (пп.
Этапы расчета среднесписочной численности
Для получения показателя максимально возможной точности необходимо соблюсти очередность действий и произвести рутинную работу.
| Действие для получения показателя | Описание |
| Выборка количества лиц за каждый день месяца | Подбор данных производится на основании первичных документов. Выборка производится ежедневно либо, при малой численности, в последний день месяца за каждый день |
| Производится расчет показателя | Показатель среднесписочной численности месяца рассчитывают путем деления количества лиц за каждый день на число дней |
| Определяется среднесписочная численность на отчетную дату | При получении показателя на отчетную дату применяется аналогичный порядок с учетом данных с начала года: суммарная численность за каждый месяц с начала года делится на количество месяцев, приходящихся на отчетную дату |
Показатели численности для формы-4 ФСС
В п. 5.16 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма-4 ФСС), утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н, говорится, что в поле «Численность работников» следует указывать среднесписочную численность работников, рассчитанную в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики, то есть Указаниями.
Если прямо применить Указания для расчета данного показателя, информация о численности может оказаться недостоверной. Разберемся почему.
Среднесписочная численность
Пунктом 4.14 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР определено, что в поле «Среднесписочная численность» указывается среднесписочная численность работников, рассчитанная в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики.
Кого опять забыли. При этом ничего не сказано относительно внешних совместителей и лиц, которым начислено вознаграждение по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД). Поскольку на их доходы начисляются страховые взносы в ПФР, они также должны включаться в показатель среднесписочной численности на титульном листе формы РСВ-1 ПФР.
Как включить исполнителей по ГПД. Вопросу учета таких лиц посвящен п. 83 Указаний. Он ведется в показателях средней численности. Исполнители по ГПД учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения. Средняя численность исполнителей по ГПД за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается как их численность за предшествующий рабочий день.
Примечание. Исполнитель по ГПД — штатный сотрудник
Если гражданско-правовой договор заключил работник списочного состава, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам (п. 83 Указаний).
Кто не включается в расчет средней численности исполнителей по ГПД. В среднюю численность работников, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, не включаются:
- индивидуальные предприниматели;
- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2022 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.
Кто подает сведения о среднесписочной численности работников
Отчет по форме КНД 1110018 обязаны подавать все налогоплательщики-работодатели — коммерческие и некоммерческие организации, бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Однако для индивидуальных предпринимателей существует ряд нюансов подачи сведений о среднесписочной численности работников. Во-первых, ИП обязаны подавать отчет даже в случае своего закрытия. Но при этом отчетность предоставляется в ИФНС, только если в отчетном периоде предприниматель применял наемный труд (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Все остальные налогоплательщики обязаны предоставлять отчет о среднесписочной численности работников в любом случае, даже если на текущий момент у них нет служащих (Письмо Минфина РФ от № 03-02-07/1/4390 от 04.02.2014). Обязанность сдачи сведений распространяется как на организации, находящиеся на общей системе налогообложения, так и на учреждения, работающие по специальным налоговым режимам — УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН.