Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять на работу своего первого сотрудника (версия 2020)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап третий — приказ о приеме на работу
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника
Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.
При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:
- когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
- обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.
По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.
Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:
- передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
- передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
- передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.
При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:
- договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
- работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
- форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Анализ результатов собеседования
Вот соискатель ушел, вы обещали ему перезвонить. Теперь начинается самое интересное — нужно принять решение: брать человека на работу или нет. Взвесьте все “за” и “против”, сопоставив информацию. На первое место ставьте ключевые качества: опыт работы, наличие хороших рекомендаций. Проанализируйте, как человек отвечал на ваши вопросы и сделайте выводы. Обычно по ходу беседы можно понять человека: что ему нужно от работы у вас, насколько он заинтересован в должности и даже как будет работать. Если кандидат держался молодцом — четко и грамотно отвечал на все вопросы, внятно формулировал мысли, был спокоен и вежлив — это говорит о серьезности намерений.
Когда кандидат путается в ответах, отвечает односложно или в форматах “не знаю”, “затрудняюсь ответить”, “да я как-то об этом не думал” — это повод задуматься. В любом случае, при принятии решения взвешивайте все факторы. Все люди разные и по-разному ведут себя в стрессовых ситуациях. Помните экзамены в вузе или школе? Когда все вроде выучил, а сел перед преподавателем — и словно память стерли. Так и тут. Работник хороший, а на собеседовании будто язык проглотил.
Какой вид договора заключать
Существует 2 вида договора, которые работодатель может заключить с человеком: гражданско-правовой (ГПД) и трудовой (ТД). Соглашение по ГПД, характеризуется тем, что:
- Оплачивается конечный результат труда.
- Результат работы можно определить по его завершении.
- Оформление осуществляется с помощью актов сдачи-приема выполненных работ/услуг.
- Оплата зачисляется на основании этих актов.
- Компания может не придерживаться трудового законодательства.
- Человек сам планирует свой рабочий процесс и распорядок дня.
- Работник может привлечь к выполнению соглашения третьих лиц.
- Договор заключается на определенный период или до завершения какого-либо задания.
- На такого сотрудника не действуют гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. (Напр. выплата з/п не реже 2 раз в месяц).
В этой статье были рассмотрены отличия между ГПД и трудовым договором, и какой заключать выгоднее. Какой группе людей следует проходить медицинское обследование. Различия в оформлении гражданина России, а также иностранцев. Какие нужны для этого бумаги и разрешения. При заключении соглашений будьте внимательны и следите за тем, чтобы оно соответствовало всем нормам, предписанным в трудовом законодательстве.
Какие вопросы включить в программу и инструкцию вводного инструктажа?
Чтобы программа вводного инструктажа отвечала требованиям организации, в нее в дополнение к примерной программе желательно внести еще ряд вопросов. Вот некоторые из них:
- особенности заключения трудового договора и его связь с тарифно-квалификационным справочником;
- опасные и вредные производственные факторы, воздействующие на работника;
- порядок допуска к самостоятельной работе;
- условия, при которых наступает ответственность работника;
- правила взаимоотношений с инспекторами государственных структур в случае проведения проверки;
- дисциплинарные взыскания за нарушение правил внутреннего трудового распорядка и охраны труда;
- последствия невыполнения требований по режиму рабочего времени;
- перерывы для отдыха и питания;
- процедуры для установления факта употребления работником алкоголя и состояния опьянения.
В программу инструктажа необходимо также добавить раздел «О лицах, командированных в организацию, сотрудниках сторонних организаций и выполняющих работу по гражданско-правовому договору». Ведь даже если работники трудятся исключительно в офисе, в его помещении периодически могут производиться различные работы. Это и техническое обслуживание кондиционеров, и косметический ремонт помещений, и ремонт сантехнического оборудования, установка рекламы, и т. д.
Оформление трудового договора
Общий порядок приема на работу граждан предполагает закрепление отношений между нанимателем и сотрудником посредством трудового договора, составленного в соответствии с нормами ТК РФ. Возможен вариант, при котором соответствующий документ будет заменен гражданско-правовым контрактом. Но для этого характер выполнения работы и специфика взаимодействия компании-нанимателя и сотрудника должны удовлетворять ряду критериев. Например, оформляя отношение посредством документа, альтернативного трудовому договору, работодатель не вправе требовать от наемного специалиста явки на работу по расписанию, а также выполнения распоряжений. Можно отметить, что подобные контракты в принципе не относятся к трудовому праву, но считаются распространенной альтернативой договорам, заключаемым в рамках норм ТК РФ.
Трудовой договор — это документ, который должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Возможен вариант, при котором человек фактически приступает к выполнению своих обязанностей, но договор при этом не подписан. Однако в течение трех дней с момента начала работы специалистом компания-наниматель обязана составить соответствующий контракт и подписать его. При этом все то время, пока человек работал, ему должна начисляться зарплата.
Чтобы устроить нового сотрудника на работу в штат, нужно:
-
Запросить у него документы: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, документ об образовании, для мужчин — документы воинского учета.
-
Ознакомить сотрудника с внутренними документами и дать на подпись лист ознакомления.
-
Оформить трудовой договор.
-
Оформить приказ о приеме на работу.
-
Внести запись в трудовую книжку.
-
Отправить сотрудника на медосмотр — для компаний, которые занимаются медициной или работают с детьми, при приеме на работу несовершеннолетних или в случае опасных условий труда.
-
Если сотрудник раньше работал в государственных или муниципальных органах — уточнить, нужно ли уведомить о сотруднике бывшего работодателя.
Регламент приема на работу совместителей
Процедура приема на работу совместителей определяется типом совместительства — внешним или внутренним. Если совместительство внешнее, работник не обязан предъявлять трудовую книжку, поскольку она уже хранится по месту основной работы. Запись о дополнительной занятости можно не вносить. Но если об этом просит сам работник, выдайте ему заверенную справку, выписку или копию приказа о приеме на работу, чтобы он смог передать ее по месту основной занятости. СНИЛС и военный билет тоже не требуйте: достаточно паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (ст. 283 ТК РФ).
У внутреннего совместителя никакие документы, как правило, не запрашивают — нет необходимости. Работник уже числится в штате предприятия, а значит, предоставил все необходимые сведения еще на этапе первого трудоустройства. Но если должность по совместительству требует определенных знаний, навыков или допусков, смело запрашивайте дипломы, сертификаты и другие документы, подтверждающие их наличие.
В остальном порядок действий не меняется. Заключается письменный трудовой договор (главное основание для приема на работу) с условием о совместительстве, издается приказ, сотрудника знакомят с нормативными документами и проводят инструктаж по охране труда на новом, хоть и не основном, рабочем месте.
|
Внимание! Нельзя принимать лиц до 18 лет на работу по совместительству, даже если речь идет о нескольких рабочих часах в неделю. |
Предоставление на новое место работы трудовой книжки – прямая обязанность сотрудника. Если гражданин устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему заводит работодатель. В документ вносится запись в строго установленном порядке: название организации, дата заполнения, должность на которую оформляется работник, дата и номер приказа о приеме на работу. Печать организации на данной записи не ставится.
Регистрация всех трудовых книжек фиксируется в Книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Ставим нового работника на учет в сторонних организациях
Работодатель о появлении в организации нового сотрудника обязан уведомить следующие органы:
- военкомат (если сотрудник является военнообязанным);
- налоговую инспекцию;
- службу судебных приставов (если сотрудник предоставил исполнительный лист по уплате долга);
- миграционную службу (если сотрудник иностранный гражданин);
- банк (если в организации есть зарплатный банковский проект).