Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот складского учёта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Алгоритм складского учета в магазине
-
Начните с выбора метода складского учета.
-
Закупите оборудование.
- терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
- принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
- ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.
-
Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.
-
Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.
Что включает в себя документооборот на складе
Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.
| Документ | Характеристика |
|---|---|
| Приём товара | |
| Накладная от поставщика | Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад. |
| Приходная накладная | Оформляется на основании накладной от поставщика. |
| Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т | Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке. |
| Приходный складской ордер М-4 | Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую продукцию. |
| Акт о приёмке материалов М-7 | Нужен для подтверждения, что товар поступил не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию. |
| Акт о приёмке товаров ТОРГ-1 | Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность. |
| Хранение товара | |
| Товарный ярлык ТОРГ 11 | Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись. |
| Карточка учёта М-17 | Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов |
| Перемещение товаров | |
| Требование-накладная М-11 | Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне. |
| Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 | Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры. |
| Выбытие товаров со склада | |
| Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 | Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены. |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя. |
| Акт о списании ТОРГ-16 | Составляется, если выбытие происходит по причине порчи. |
Оборудование для складского учета
Для приемки продукции на складе или в магазине используется сканер штрихкодов (считывает идентификаторы с товаров), подключенный к ПК с товароучетной системой. Но удобнее применять для этих целей ТСД. Это мини-компьютер с сенсорным экраном, процессором, встроенным сканером. Работает от аккумулятора, что позволяет оператору не привязываться к рабочему месту, а свободно перемещаться по территории склада или торгового зала. С помощью ТСД сотрудник, ответственный за прием товара, считывает штрихкоды с его упаковок. После обработки данные выгружаются в товароучетную систему ― терминал подключают к компьютеру.
ТСД позволяет проводить любые операции по учету продукции: приемку, отгрузку, переоценку, инвентаризацию и т. д. Рекомендуем установить на него специализированное программное обеспечение для автоматизации товароучета.
Для печати ценников или новых штрихкодов на продукцию понадобится принтер этикеток. Мобильное печатающее устройство можно интегрировать с ТСД по Bluetooth.
Для продажи товаров нужна онлайн-касса и сканер штрихкодов. Если ведется торговля продукцией, подлежащей обязательной маркировке, понадобится двумерный считыватель. Сканер может быть ручным или стационарным, проводным или беспроводным, но обязательно подключенным к кассовой технике.
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Ведение складского учета
Определить единственный и универсальный способ невозможно. Специфика учета зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Для этого используются следующие методики:
- номенклатурная, которая не предполагает деление на группы. У всей продукции есть своя индивидуальная карточка. Подходит и для небольшого ассортимента;
- сортовая основана на проведении группового и подгруппового объединения, при этом учитываются отдельные позиции товаров;
- партийная – может быть и главным, и вспомогательным методом. Отличается удобством проведения расчетов с поставщиками;
- в партийно-сортовом принятые товары учитываются попартийно, после чего поставки разделяются путем использования сортовых методов.
Основные складские операции
Учет складских запасов всегда актуален, даже при отсутствии помещения для хранения, ведь учет фиксирует не только перемещение товаров, но и закрепляет материальную ответственность за сотрудником. Чтобы лучше контролировать ценности, отвечающему за них человеку нужно четко документировать все процессы на складе.
В основном на складе существуют следующие операции:
- оприходование товаров на склад, его пересчет;
- проверка сопроводительной документации к товару;
- ввод данных о поступившем товаре в учетную систему или в бумажные/ электронные документы;
- выдача товара со склада в торговый зал или покупателям напрямую (производится по расходным документам);
- ввод информации об отгрузках в учетную систему;
- проведение инвентаризации;
- информирование бухгалтерии об изменениях закупочных цен;
- списание товаров при выявлении порчи или недостачах;
- редактирование свойств товара в учетных карточках.
С чем связана необходимость ведения складского учета
Контроль за движением ТМЦ является основой прибыльного торгового бизнеса. Если руководство склада владеет информацией о фактических остатках запасов, оно сможет правильно оценить потребность в поставке очередной партии. Также оно сможет контролировать сотрудников и своевременно выявлять факты кражи ТМЦ.
Ведение складского учета позволяет проконтролировать:
-
объем продажи товаров;
-
групповой оборот товаров;
-
остатки на складе;
-
номенклатуру товаров, находящихся в складе и в торговом зале;
-
сроки хранения товара.
С чего начать ведение документооборота на складе
Для начала ознакомьтесь с этими документами.
- Постановление Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 г. Здесь рекомендованы формы первичных бухгалтерских документов. С 1 января 2013 г. допускается использование самостоятельно разработанных, и зафиксированных в учетной политике форм документов, используемых в складском учете, но с условием, что такие бланки будут содержать полный перечень обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
- Приказа Минфина РФ № 119н от 28 декабря 2001 г. В документе определены требования к должностным лицам, осуществляющим складской учет – с заведующим складом, кладовщиком, иным работником, на которого возложены такие обязанности, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Складской учет: что это такое и зачем он нужен
Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:
- прием товара (сырья, материала) от поставщика;
- размещение товара;
- перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
- отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).
Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:
- оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
- принятие товара к учету;
- проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.
Согласования расхождений
Расхождения могут возникать как по фактическому количеству товара, так и по качеству. В случае выявленного несоответствия качества товаров, т.е. бракованных или некондиционных позиций, этот товар так же не будет поступать в продажу или на производство, как и в случае его реального отсутствия.
Расхождения выявляются на предыдущих этапах. Их подтверждает ответственное лицо поставщика. Документировать расхождения можно двумя способами:
- Поставить на приход всю партию, после чего создать документ «возврат» или «расхождения», где будут указаны позиции и причины их наличия в документе: недостача по количеству или проблемы с качеством (можно указывать, какие).
- Вычесть возвратные или недостающие позиции сразу и не ставить их на приход вообще. В документе поставщика вручную производятся правки, которые визируются подписью ответственного лица поставщика. В случае сверок скан-копия документа подтвердит причину расхождений.
Процедура складского переучета
В соответствии с правилами проведения складской инвентаризации, предусмотрена подготовка сличительных ведомостей. В ходе оценки в них вносится актуальная информация о фактическом несоответствии с первичными документами.
Сведения вносятся в единую базу, которая содержит ведомости с описями. По завершении переучета составляется заключение, основанное на результатах.
Товары, находящиеся на временном хранении, вносятся в отдельную ведомость. Данные о несоответствии либо отсутствии фиксируются в обязательном порядке.
Во время проведения переучета материально ответственный сотрудник должен находиться на рабочем месте, непосредственно присутствовать в ходе фиксации расхождений. В случае спорных вопросов, проводится повторный пересчет отдельных объектов.