Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отсутствие первичных документов в бухгалтерии: кто за это отвечает?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство РФ разрешает использование документа в двух основных вариантах. Электронный журнал считается обязательным к заполнению, а бумажный используется только по желанию действующей организации. На практике, заполняют два журнала. Бумажный вариант, по истечении срока, необходимого для его хранения, отправляется в архив компании.
Что делать, если первичные документы утеряны
Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.
Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.
В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.
Кто сдает журнал учета счетов-фактур
В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.
Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.
Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.
Оформление журнала: электронный и бумажный вариант
В 2020 г. журнал по учету счетов-фактур сдается в органы ИФНС только в цифровом варианте. Он должен быть скреплен усиленной электронной печатью директора предприятия или назначенным им уполномоченным сотрудником. Подается документ через оператора налогового документооборота.
В органах инспекции предоставляется электронный адрес подачи документа. Также подавать журнал можно, воспользовавшись разделами сайта Госуслуг, через личный кабинет. Предоставленный журнал должен отвечать требуемому законодательством формату. Официальная цифровая подпись руководителя должна быть заранее оформлена по всем правилам законного пользования.
Справка! Указание электронного варианта упоминается в ст. 174 НК, в пункте 5.2.
Кто ведёт и заполняет
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур применяют при расчетах по НДС. Его ведут за налоговый период на бумаге либо электронно только в случае выставления и/или получения счетов-фактур при:
- ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и/или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), договоров транспортной экспедиции;
- выполнении функций застройщика.
В последнем случае это:
- плательщики НДС, в т. ч. исполняющие обязанности налоговых агентов;
- лица, освобожденные от обязанностей плательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Срок выставления счета-фактуры
23.06.16 АО «Фаворит» отгрузил партию стульев магазину «Мебель Плюс». Срок выписки счета был нарушен и «Фаворит» выписал документ не 28.06.16, а 02.07.16. Так как счет был выписан не во 2, а в 3 квартале 2022, имело место нарушение выписки счета в налоговом периоде. При проверке был установлен данный факт. Налоговая признала данный счет невыставленным и обязала «Фаворит» выплатить штраф в размере 10.000 руб.
Выставить счет-фактуру Вы можете как в электронном виде, так и на бумажном носителе – все зависит от того, какой формат документооборота принят в Вашей организации. Если Вы выписываете электронные счета, то Вам необходимо удостовериться, что Ваш покупатель оснащен всеми необходимыми техническими средствами для того, что такие счета принять. Иными словами, выписка электронных счетов должна быть согласована всеми сторонами сделки.
Ответственность спецрежимников за несдачу журнала в электронном виде
Посмотрим теперь, какие негативные последствия могут грозить посредникам-спецрежимникам, которые должны были представить в инспекцию журнал учета счетов-фактур, однако либо вообще не сделали этого, либо сдали журнал с нарушениями:
(или) срока представления — с просрочкой;
(или) способа представления — в бумажном виде.
(+) Заблокировать счета спецрежимников за нарушения сдачи журнала учета счетов-фактур инспекция не вправе. Ведь спецрежимник — не налогоплательщик НДС, а журнал учета — не декларация. Тогда как по пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ инспекция может заблокировать счета, если организация-налогоплательщик не представит декларацию.
(+) Штрафы за несдачу или несвоевременную сдачу деклараций, предусмотренные п. 1 ст. 119 НК, в рассматриваемой ситуации неприменимы. Как мы уже сказали, журнал учета счетов-фактур — не декларация.
Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93).
Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5–5.1 ст. 174 НК РФ).
Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию
Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.
Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93.
Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.
Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2020 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).
Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур?
Штраф в размере 10 000 руб.
С 1 января 2020 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.
Образец заполнения журнала (посредник не платит НДС)
Если для заполнения журнала вы пользуетесь программой 1С 8.3, регистры обязательно необходимо распечатать на бумаге с нумерацией и прошивкой.
Отсутствие в организации журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур может сослужить дурную службу организации. В случае налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и, в случае непредоставления указанного документа в срок, привлечь организацию к налоговой ответственности. Впрочем, штраф за данное правонарушение не большой.
Форма предназначена исключительно для сообщений об отсутствии или некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Возможна ситуация, когда налоговый орган откажет в предоставлении вычета по НДС, ссылаясь на нарушение правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур. Арбитражная практика идет по пути признания таких претензий налоговых органов необоснованными.
Одним из самых популярных вопросов начинающих пользователей электронного документооборота является ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур. Сразу отметим, что ответственность предусмотрена за невыставление любого счета-фактуры – бумажного и электронного.
Напомним, что административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ составляет для должностных лиц от 300 до 500 руб. * * * Мы не советуем пренебрегать своими обязанностями ни плательщикам НДС, ни спецрежимникам. Последним рекомендуем сдавать журнал учета счетов-фактур вовремя и в…
Штрафы за несвоевременное выставление ЭСФ
Не предусмотрена обязанность по ведению части второй журнала (учет полученных счетов-фактур) для плательщиков НДС, указанных в п. 5 ст. 170 НК РФ, а также для налоговых агентов, не являющихся плательщиками НДС.
В письме от 14.10.2019 № 03-02-07/1/79228 ведомство напоминает, что статья 120 НК РФ устанавливает штрафные санкции за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.
В нем указываются сведения о выданных счетах-фактурах. Здесь же стоит сказать и о тех, которые корректировались и исправлялись. Причем в хронологическом порядке.
Налоговая при проверке запросила журнал учета счетов-фактур по обычным операциям (не посредническим) как регистр учета НДС.
Хорошей новостью является тот факт, что действия налоговых органов, основанные на отсутствии в организации журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и выразившиеся в отказе в вычете по НДС, могут быть успешно обжалованы в арбитражном суде.
По инициативе Минфина России 12 июля 2021 года на сайте законопроектов появился документ, которым планируется внести изменения в КоАП РФ.
Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица.
Прослеживаемость товаров обеспечит для государства полный контроль за движением товара от производителя до конечного покупателя. Государственные чиновники считают, что это поможет искоренить серый импорт и нелегальный товарооборот.
Счета-фактуры выставляются поставщиками не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). В счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата ее выписки.
Срок выставления корректировочных счетов-фактур – 5 дней со дня составления документов, подтверждающих согласие покупателя на изменение стоимости товаров (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такими документами могут выступать, например, дополнительные соглашения к договору.
Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию
Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.
Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.
Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.
Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).
Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур?
Штраф в размере 10 000 руб.
С 1 января 2015 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень приведен в конце статьи. В журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда регистрируются перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использования в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, отразите дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.
Какой штраф за несдачу журнала учета счетов-фактур?
Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.
После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.
Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).
По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.
Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.
Дайджест № 2. Важное за неделю для бухгалтера. Три интересных письма
|
Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов |
||
|
наименование продавца |
ИНН/КПП продавца |
номер и дата счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного от продавца |
|
10 |
11 |
12 |
Ответственность организации за отсутствие журнала учета полученных счетов-фактур
С 2015 года журнал учета счетов-фактур обязаны вести посредники, которые действуют в интересах третьих лиц от своего имени, например комиссионеры или агенты.
По данным счетам-фактурам посредники не платят НДС и не принимают его к вычету, но вести журнал необходимо для того, чтобы ФНС могла контролировать данные суммы.
К посредникам также приравнивают экспедиторов и застройщиков, которые привлекают третьих лиц без собственного участия.
Данную форму нужно вести за каждый налоговый период – поквартально. Это касается всех, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Важно! Ведите и сдавайте журнал учета счетов-фактур не зависимо от того, какую систему налогообложения вы применяете.