Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить работника, который потерял бумажную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в 2023 году?
При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:
- на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
- при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
- после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
- организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
- все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
- заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
На выдачу дубликата выделяется 15 суток с момента подачи заявления и передачи всех необходимых данных по предыдущим местам трудовой деятельности сотрудника.
Что нужно делать, если последний работодатель не существует
После утери трудовой гражданин, обратившийся по последнему месту труда, может обнаружить, что последнее юридическое лицо-работодатель больше не функционирует. Прежде всего, необходимо выяснить судьбу работодателя. Может быть несколько вариантов. Во-первых, на предприятии могла быть произведена реорганизация. Тогда следует выяснить, кто выступает его правопреемником и обратиться с просьбой выдать дубликат по месту его нахождения.
В случае если предприятие ликвидировано, либо если оформление работодателем дубликата невозможно по другим причинам, восстановить книжку будет крайне сложно даже при наличии копии документа.
Поэтому гражданин будет вынужден обратиться в судебные органы по месту жительства с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Обращение будет сопряжено с обязательной уплатой госпошлины в установленном размере. Суд примет решение, будет ли он запрашивать документы о трудовой деятельности заявителя по месту нахождения всех бывших работодателей, в архиве или ПФР РФ, либо им будет принята во внимание и использована заверенная копия трудовой книжки и на основании записей в ней оформлен дубликат документа.
Исходя из вышеизложенного, каждому работающему гражданину следует помнить, что трудовая книжка на настоящий момент имеет огромную важность и поэтому требует предельно ответственного и бережного обращения.
Однако в случае непредвиденных обстоятельств необходимо незамедлительно предпринять шаги по исправлению ситуации и восстановлению документов. Промедление играет не в пользу пострадавшего гражданина. Предприятия-работодатели могут ликвидироваться, реорганизоваться, поменять местонахождение, и тогда решить вопрос будет труднее и займет больше времени и сил. Чем быстрее будет запущен процесс восстановления, тем в более короткие сроки трудовая книжка будет восстановлена.
Как восстановить, если место работы не менялось
Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.
Во время оформления дубликата документа вносят:
- первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
- основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
- развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
- информацию о наградах или поощрениях.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий
- Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
- Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Если закончилась трудовая книжка можно ли завести новую
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш Как получить трудовую книжку впервые? Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением. Образец заявления скачать В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее). Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Правда, для этого нужно получить разрешение родителей подростка и органов опеки.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация
Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
На каких основаниях вносятся записи в новую трудовую?
Потеря трудовой книжки может превратить вашу жизнь в сущий кошмар. Ведь придется поднимать документы за все время трудового стажа и переносить их в новый документ. Вполне логично, что все сведения, содержащиеся в трудовой, должны быть официально подтверждены. Основанием для внесения записи будут считаться:
- трудовые договоры и соглашения;
- справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают;
- справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством;
- выписки из приказов, благодарностей и т. д.;
- ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков и т. д.;
- постановление судебных инстанций об установлении стажа.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Важно! Термин «восстановление трудовой книжки» не является совсем корректным. В нормативных актах, которые регулируют данную процедуру, указано на возможность оформления лишь дубликата оригинала.
Общая схема восстановления документа
Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.
- Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
- Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:
- приказы о назначении на должность;
- трудовые договоры;
- официальные ведомости на выдачу зарплаты;
- сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
- выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).
Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.
Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.
Если книжка была потеряна работодателем
Если работодатели случайно или по причине несчастного случая на производстве теряют трудовой документ, действия следует выполнить аналогичные тем, что указаны выше.
Единственной разницей является то, что после потери работником трудовой книжки, он должен будет сам обращаться во все инстанции с запросами, чтобы получить искомые сведения. Если виновно в отсутствии документации руководство, то именно представители этой компании-работодателя должны заниматься сбором сведений.
Не исключены ситуации, когда руководство отдела кадров специально не желает предоставлять трудовую книжку сотруднику, с которым были трудовые отношения расторгнуты. Если все факты указывают на это, работник обращается в Трудовую Региональную Инспекцию. Это можно совершить, если подать заявление на официальном сайте органа или заявление приносится непосредственно в государственное учреждение.
Возможно обращение с исковым заявлением для совершения взыскания средней заработной платы за каждые сутки отсутствия по вине работодателя трудовой книжки. Эта возможность регулируется Трудовым Законодательством России. Также по судебному решению возможно возмещение морального ущерба и финансовых расходов, которые были произведены во время сбора документации по оформлению дубликата трудового документа.
На практике процедура может занять до одного месяца, так как достаточно сложно собрать доказательства нарочного удержания документа.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.