Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Срок командировки может быть самым различным. Это может быть командировка на один день, краткосрочная или длительная. При этом, точна сказать, сколько это «длительная командировка» невозможно. Чаще всего, так определяются служебные поездки за границу на период не меньше полу года, именно когда возникает риск смены налогового статуса командируемого.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Удостоверение для служебных командировок
Заграничным представительствам фирмы оформлять удостоверение не требуется, как и организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны будет зафиксирован в паспорте.
Удостоверение можно не использовать в случае, если командировка не является длительной по времени, и сотрудник возвращается на работу в тот же день. В остальном командировочные удостоверения, как и остальные документы, должны храниться 5 лет. Их регистрируют в специальном журнале. В отдельном журнале регистрируют документы сотрудников, командированных из других предприятий.
Как вы уже поняли, командировка сотрудников требует должного и внимательного подхода со всех сторон.
Какие особенности еще нужно знать для оформления работников в командировку.
- Чеки за проезд в метро, поездки в такси или автобусе, питание в кафе и ресторанах, потери на обмене валют, комиссии банкоматов и прочее — к командировочным расходам не относятся
- О том, каким будет размер суточных расходов может решить сам командировочный. Но! Расходы больше 6 МРП (по РК) или 8 МРП (за пределами Казахстана), или больше установленного предельного срока командировки — 40 дней — относятся на доход сотрудника и облагаются всеми зарплатными налогами.
- Если срок командировки был один день и работник вышел на работу и в тот же день, все равно это считается днем командировки, поэтому за этот период работник должен получить суточные.
- Заработная плата начисляется работнику во время командировки
- если срок командировки составляет более 40 дней, то такая работа оформляется как вахтовая
- Документы по командировке аннулируются, если работник не может предоставить фискальные чеки на билеты или проживание.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Командировка по тк рф
Важно
Максимальная продолжительность Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:
- составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
- иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником.
Максимальный срок командировки по тк рф
В том случае, когда срок командировки получился более запланированного, из-за непредвиденной остановки в пути или необходимого дополнительного времени для выполнения задания, человеку должны быть компенсированы и дополнительные расходы. Причем в случае продления срока командировки, аванс на суточные расходы и проживание в течение предположительного срока может быть переслан почтовым переводом или перечислен на банковский счет работника. Как оплачивается выходной день в командировке? Если работник вынужден для того, чтобы попасть в пункт назначения командировки выехать в свой выходной по графику день или нерабочий по закону (праздничный), прежде всего, нужно получить его согласие, согласно нормам трудового законодательства.
Расчет суточных при командировках: по новому или старому МРП?
Рациональное использование времени сотрудника направленного в командировку при ее кратковременной продолжительности (отсутствие необходимости оформления документов на проживание);3. Минимизация финансовых нарушений со стороны работодателя при возмещении работникам командировочных расходов;4.
Полностью исключается такое понятие, как регистрация иностранца. Теперь это – обязанность принимающей стороны. В течение 3х календарных дней гражданин республики (владелец личного жилья или гостиницы) обязан уведомить миграционную службу о том, что у него гости – иностранцы.
При отсутствии зарегистрированной электронной подписи регистрация граждан России в Казахстане в 2020 году осуществляется принимающей стороной путем подачи заявления о прибытии иностранца непосредственно в миграционную службу.
По решению юридического лица-резидента его филиалы и представительства могут рассматриваться в качестве самостоятельных плательщиков отчислений и взносов.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
В Казахстане изменили суммы возмещения расходов на командировки госслужащим
Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.
Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:
- Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.
В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.
Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:
- 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
- в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).
Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:
- при таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы;
- суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749).
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ
Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 26 июля 2019 года № 123. Зарегистрировано в Министерстве юстиции Республики Казахстан 6 августа 2019 года № 19205.
Трудовой кодекс Республики Казахстан 2021
Под этим широко распространённым понятием подразумевается деловая поездка сотрудников, которые входят в состав штата, с целью выполнить рабочее поручение вышестоящих лиц. Местом выполнения задания будет являться подразделение предприятия. Основанием является договор или приём на службу. К разряду командировок относятся также поездки из головного офиса в филиалы.
Сотрудники многих специальностей постоянно пребывают в пути. Им потребуется возместить затраты на поездку и аренду жилья. При составлении коллективного трудового договора с сотрудниками руководству потребуется чётко описать все составляющие и нюансы, связанные с работой разъездного характера.
- Суточные в пределах Казахстана — 6 МРП в сутки
- Суточные за пределами Казахстана — 8 МРП в сутки
- Расходы на проезд к месту командировки(при наличии билетов и фискальных чеков0
- Расходы на проживание (при наличии документов и фискальных чеков)
- Расходы на бронь, расходы на визу.
Вышеперечисленные документы прикрепляются к авансовому отчету, длительность командировки не может превышать 40 дней.
Изменения в Трудовом кодексе РК с 11.01.2021 года
- ФИО сотрудника.
- Должность.
- Отдел, в котором он трудится.
- Место, цель, время поездки.
В тексте приказа устанавливается источник расчёта, покрывающий затраты сотрудника. Чаще всего это предприятие, которое является местом работы или назначения. Подписанием приказа занимается директор организации. Документ предоставляется командированному сотруднику также на подпись. Подобно служебному заданию, хранение приказа в архиве организации составляет не менее 5 лет.
Находящемуся в командировке сотруднику удостоверение служит главным документом, предназначенным для бухгалтерского отдела, который производит начисление суточных с дальнейшей их оплатой.
Выбрав специальный раздел в документе, работник делает пометки о том, что он убыл или прибыл в пункт назначения. На любых отметках ставится печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.
Оформлять удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам фирмы;
- организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны зафиксируется в паспорте.
Если командировка длится непродолжительное время, а сотрудник возвращается на рабочий пост в рамках того же дня, удостоверение можно не использовать.
Подобно остальным документам, удостоверения, связанные с командировками, должны сохраняться 5 лет. Для их регистрации заводится специальный журнал. Документы сотрудников, командированных из других предприятий, регистрируются в отдельном журнале.
Таким образом, командировка сотрудников — ответственный процесс, требующий должного подхода во всех отношениях.
Особенности:
- к командировочным не относятся чеки за проезд в метро, такси, автобусе,питание в кафе,потери на обмене валют, комиссии банкоматов и прочее.
- Суточные по решению налогоплательщика могут быть и 10 и 100 МРП, но вес расходы больше 6 МРП (по Казахстану)или 8 МРП (за пределами Казахстана) или больше 40 дней относятся на доход сотрудника и облагаются всеми зарплатными налогами.
- даже если человек вернулся с командировки и в тот же день вышел на работу,это считается днем командировки ,поэтому выплачиваются суточные.
- во время командировки начисляется заработная плата
- Если командировка больше 40 дней, то оформляется работа вахтовым методом.
- Нет фискальных чеков на билеты, или проживание, то документы по командировке нужно аннулировать.
Сотруднику, направляемому в командировку, организация обязана начислить и выдать перед поездкой командировочные расходы, связанные с данным поручением.
Трудовым кодексом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) определен перечень трат, которые входят в такие расходы.
Напомним, что, прежде чем отправлять работников в служебные поездки, нужно прописать условия в локальных номративных актах — например, составить Положение о командировках (или включить правила в другой ЛНА).
Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (и с них не высчитываются страховые взносы), зависят от направления командировки:
- размер суточных в командировке в 2021 году по России — необлагаемая сумма составляет 700 рублей в сутки;
- в заграничных поездках сумма существенно больше — 2500 рублей в сутки.
Приказ на нормы командировочных расходов в рк в 2021 году
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Как определить продолжительность командировки
Командировка считается обычным исполнением поручений работодателя, но предполагает выполнение трудовых функций не по основному месту работы, а на предприятии принимающей стороны, расположенном в другой местности.
Перед тем, как направить сотрудника в командировку, работодатель обязан определиться с целью поездки и, в зависимости от сложности поставленных перед работником задач, назначить срок служебной поездки. За первый день командировки всегда принимается день отъезда, указанный в проездном билете на выбранный транспорт. То же касается и дня завершения поездки – дата будет указана в билете как день прилета в населенный пункт, в котором расположена организация работодателя.
Об изменении сроков служебной поездки необходимо сообщать посредством издания специального приказа. Время, которое сотрудник проведет в дороге (включая время вынужденных остановок, например, по причине задержки/отмены рейса), также должно учитываться при указании сроков поездки, поскольку эти дни также признаются рабочими и подлежат оплате.
Нужно также учесть и время, которое необходимо для регистрации на рейс. Например, даже если вылет самолета запланирован на 2 часа ночи 15 ноября, нужно указать первым днем поездки 14 ноября, ведь приехать в аэропорт нужно хотя бы за 3 часа до вылета.
Как оформить изменение сроков командировки
На законодательном уровне порядок изменения сроков командировочных поездок не утверждается, но руководители фирм при этом обязаны оформлять определенные документы. В том случае, если деятельность компании предполагает частую организацию поездок в командировки, удобнее будет разработать локальный нормативный акт, который полностью регулировал бы вопросы служебных поездок, включая и пункт об изменении их сроков.
Оформление изменений продолжительности служебной поездки начинается с издания соответствующего приказа, как в случае с увеличением сроков поездки, так и при уменьшении ее длительности. При этом не нужно вносить изменения в ранее изданный приказ и служебное задание.
Помимо составления приказа никаких действий предпринимать не нужно – приказ является достаточным основанием для корректировки выплат командированному сотруднику и для учета затрат на совершение этих платежей в составе расходов при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Сроки командировки и их оплата согласно нормам ТК РФ
Поэтому применять Инструкцию Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 нет оснований.
Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 749).
Подтверждает такой вывод письмо Минфина России № 03-03-06/1/304.
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
• оплату проезда;
• расходы на наем жилья;
• суточные;
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).
Максимальный срок служебной командировки по ТК РФ в 2020 году устанавливает работодатель, исходя из соображений целесообразности, сложности, требуемой эффективности решения производственных задач. Что такое командировка Служебной командировкой называют отправку одного или нескольких работников на какое-то время для выполнения производственных задач в другое подразделение. Отправлять в командировку имеет право руководитель предприятия своим распоряжением, приказом о командировании работника, на основании которого убывающему выдаются необходимые документы и денежные средства. Определение понятия служебной командировки дается в статье 166 Трудового кодекса РФ Кто и по каким критериям устанавливает длительность командировки Продолжительность служебной командировки может быть такой, какая нужна работодателю для эффективного выполнения производственной задачи.
Продолжительность служебной командировки: как считается срок поездки
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда/самолета/другого транспорта от места постоянной работы командированного сотрудника, а днем приезда — дата прибытия транспорта в место постоянной работы. При этом если станция/аэропорт находятся за чертой населенного пункта, необходимо учитывать время, которое потребуется работнику, чтобы добраться до/от станции/аэропорта (п. 4 Положения). Фактический срок нахождения работника в служебной поездке определяется по представленным им проездным документам (п. 7 Положения).
Согласно п.4 «Положения», решение о длительности командировки принимает глава организации, руководствуясь соображениями производственной и иной надобности, сложностью предстоящей работы и др. Поэтому, максимальный срок нахождения в командировке может быть любым, то есть — неограниченным. Положения Инструкции №62 работодатель вправе использовать и в настоящее время, если они не противоречат ТК РФ. Поскольку Трудовой Кодекс не регламентирует минимальный и максимальный сроки командировки, работодатель вправе придерживаться п.2 Инструкции, который устанавливает минимальную продолжительность командировки — 24 часа. Если работник выполнил задание и вернулся на основное место работы в тот же день, командировочное удостоверение не оформляется. День выезда командированного и день прибытия Днем отъезда в служебную поездку считается дата отхода поезда, вылета самолета, отправления автобуса, такси.
Как оплачивается выходной день в командировке?
Если работник вынужден для того, чтобы попасть в пункт назначения командировки выехать в свой выходной по графику день или нерабочий по закону (праздничный), прежде всего, нужно получить его согласие, согласно нормам трудового законодательства.
Пункт 4 Положения № 749 устанавливает, что дни выезда и возвращения из командировки входят в срок служебной поездки, то есть должны быть компенсированы все затраты (проживание, суточные).
На основании п. 5 Положения № 749 оплата труда в командировке в случае привлечения сотрудника к работе в выходные или праздничные дни производится согласно ТК РФ.
Ст. 153 ТК РФ обязывает работодателя оплатить работу в выходные дни в удвоенном размере от обычной дневной ставки независимо от системы оплаты труда, действующей в организации, либо предоставить сотруднику день для отдыха в другое время.