Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации: законодательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете если выявлена недостача
Если нехватка в пределах допустимой естественной убыли, то операции будут такого плана:
|
Д94—К10(41,43) |
Стоимость потерь списана |
|
Д20(25,26,44)—К 94 |
Аннулирована недостача в пределах нормы |
Выявлена недостача материалов: проводки
В свою очередь, недостача может быть связана:
- с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
- потерями без виновных лиц.
Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:
- Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
- Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.
Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:
- При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:- проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
- проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.
- При наличии виновных лиц компенсируется ими.
Проводки:- Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
- Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
- Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Фактическое наличие объектов
Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).
Инвентаризация должна быть организована таким образом, чтобы фактическое наличие материальных объектов было подтверждено исчерпывающим образом. Лучший способ для этого – объективная проверка наличия и состояния материальных объектов на том месте, где они находятся на момент инвентаризации непосредственно. При современной организации процессов движения товаров или иных запасов обеспечить такую проверку буквально иногда означало бы, что ради бухгалтерского учета операционной деятельности был бы нанесен урон. Конечно, такая ситуация недопустима. Бухгалтерский учет, как зеркало, отражает деятельность организации, но не вмешивается в нее, тем более негативно. При высокотехнологичной организации процессов у руководителя есть и высокотехнологичный инструментарий. В случае применения альтернативных способов выявления фактического наличия объектов такие способы должны давать ту же степень уверенности в наличии объектов, что и основные.
Для целого ряда объектов, для которых необходимы иные инструменты выявления фактического наличия, стандарт требует проведения проверки документов и выполнения расчетов. К таким объектам относятся:
-
нематериальные активы и капитальные вложения в них;
-
денежные средства на счетах в кредитных и иных организациях;
-
финансовые вложения;
-
дебиторская задолженность и иные аналогичные активы, обязательства;
-
отложенные налоговые активы и обязательства;
-
источники финансирования деятельности экономического субъекта;
-
объекты бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не учитываются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
-
имущественные права и обязательства, не учтенные экономическим субъектом.
Инвентаризационные комиссии
Новый стандарт ФСБУ 28/2023 оставляет широкий объем прав для решения организационных вопросов проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия может быть как одна, так и несколько (при большом объеме работ). Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта. Все организационные вопросы работы инвентаризационных комиссий, включая то, будут ли они постоянными или создаваться под конкретную инвентаризацию, также решает руководитель.
Стандарт ФСБУ 28/2023 содержит лишь требование о подтверждении результатов инвентаризации таким числом членов инвентаризационной комиссии, которое будет достаточным для объективности ее работы. Допускается отсутствие при принятии решения не более 1/5 членов комиссии от общей численности.
В некоторых случаях роль инвентаризационной комиссии могут выполнять руководитель организации, ревизионная комиссия или аудиторская организация (индивидуальный аудитор).
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Недостачи каких-либо ценностей в пределах установленных норм естественной убыли
Дебет:
- 08 «Вложения во внеоборотные активы».
- 20 «Основное производство».
- 23 «Вспомогательные производства».
- 25 «Общепроизводственные расходы».
- 26 «Общехозяйственные расходы»,
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
- 44 «Расходы на продажу».
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и проч.
Недостачи более норм естественной убыли относят на виновных в их появлении лиц либо списывают на финансовые результаты. Списание недостач и потерь выше норм естественной убыли, а также превышения цены недостающих ценностей над появившимися излишками, появляющимися при пересортице, относят на виновных в этом лиц:
- Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – рыночная стоимость товаров.
- Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – учетную стоимость ценностей.
- Кредит 98 «Доходы будущих периодов» – разницу между учетной и рыночной стоимостью приведенных в негодность либо отсутствующих материальных ценностей.
Полное возмещение материального ущерба виновными в недостаче лицами отражают в учете как удержание полной суммы недостачи из зарплаты сотрудников компании.
Дебет:
- 50 «Касса» – при возмещении полной суммы через кассу учреждения.
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – при удержании полной суммы недостачи из зарплаты на основании официального заявления, поданного виновным лицом с материально ответственностью.
Кредит 73.2 «Расходы по возмещению материального ущерба».
После того, как вся сумма задолженности будет погашена, разница между учетной и рыночной стоимостью недостающих и приведенных в негодное состояние материальных ценностей списывается так:
- Дебет 98 «Доходы будущих периодов».
- Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие доходы».
Отнесение полной суммы возникшей недостачи на прочие расходы можно осуществить в том случае, когда виновник отсутствует либо суд отказал во взыскании вследствие необоснованности данного иска:
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы».
- Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При списании потерь и недостач вследствие стихийных бедствий:
- Дебет 99 «Прочие доходы и расходы».
- Кредит 01, 03, 07, 08, 10, 11, 50 и проч.
Результаты инвентаризации будут учтены при составлении бухгалтерской отчетности за год только в том случае, если она была проведена не раньше, чем 01.10. за отчетный год.
Сроки и периодичность проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением следующих случаев, при которых проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Указаний N 49):
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
- в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. К примеру, рекомендуется проверять фактическое наличие:
- основных средств — раз в три года (п. 1.5 Указаний N 49);
- библиотечных фондов — раз в пять лет (п. 1.5 Указаний N 49);
- лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года (п. 20.4 Отраслевых особенностей учета в системе здравоохранения );
- драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 5.1 Инструкции N 68н ):
Подготовительные работы
Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.
Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.
ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.
Процесс проведения инвентаризации имущества
Процесс проведения инвентаризации имущества включает в себя следующие этапы:
- Формирование инвентаризационной комиссии – регламентируется приказом, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, в состав которой должны включаться представители управленческого аппарата, работники бухгалтерии, экономисты и специалисты предприятия, при этом при проведении инвентаризации обязательно присутствие всех ее членов;
- Подготовка учетных документов – для проверки фактического наличия имущества необходимо определить круг лиц, несущих ответственность за хранение имущества и круг лиц, отражающих в учете операции с имуществом, далее необходимо подготовить приходные и расходные документы, отчеты о движении ценностей и денежных средств, которые являются основанием определения остатков имущества к моменту начала инвентаризации;
- Инвентаризация имущества – определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета по видам имущества при обязательном участии материально ответственных лиц;
- Оформление первичных документов по результатам инвентаризации – сведения о фактическом наличии записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица;
- Отражение результатов инвентаризации имущества на счетах бухгалтерского учета – расхождения оформляются согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.
В большинстве организаций и предприятий придерживаются данного порядка при проведении инвентаризации имущества.
Проводки при инвентаризации ОС: пример
Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:
- недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
- недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
- излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.
В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:
|
Дт |
Кт |
Сумма (тыс. руб.) |
Описание проводки |
Документы |
|
||||
|
01 выбытие |
01 |
42 |
Списана первоначальная стоимость станка гидравлического |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
|
02 |
01 выбытие |
14 |
списана амортизация станка гидравлического |
Бухгалтерская справка |
|
94 |
01 выбытие |
28 |
Списана остаточная стоимость станка гидравлического |
|
|
91 |
94 |
28 |
Убыток от списания станка |
|
|
||||
|
01 выбытие |
01 |
52 |
Списана первоначальная стоимость ноутбука |
Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4 |
|
02 |
01 |
16 |
Списана амортизация ноутбука |
Бухгалтерская справка |
|
94 |
01 выбытие |
36 |
Списана остаточная стоимость ноутбука |
|
|
73 |
94 |
36 |
Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е. |
|
|
73 |
98.4 |
16 |
Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью |
|
|
70 |
73 |
52 |
Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е. |
Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?
Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:
- передача имущества в аренду;
- реорганизация;
- ликвидация;
- продажа имущества;
- смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
- установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
- перед составлением бухотчетности за год;
- чрезвычайные ситуации.
Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.
Выявлены излишки имущества
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).
Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.
Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).
Как отразить в бухучете результаты инвентаризации
По итогам инвентаризации могут быть выявлены как излишки имущества, так и его недостача (п. 28 приказа № 34н).
Если при проверке обнаружили «лишние» ценности, то их нужно отнести на прочие доходы по рыночной стоимости.
ДТ 01 (10, 41, 43, 50) — КТ 91.1
Стоимость выявленных излишков организация может подтвердить отчетом независимого оценщика или самостоятельно. В последнем случае можно воспользоваться, например, общедоступной информацией о ценах на аналогичное имущество.
Недостачи в пределах норм естественной убыли нужно списать на текущие расходы организации с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такие нормы установлены, например, для продуктов, посуды и столового белья, используемых в общепите.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!