Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как представить документы, истребуемые в ходе выездной налоговой проверки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Налоговом кодексе предусмотрено право на подачу ходатайства (заявления) о продлении установленного срока для передачи документов и информации в налоговую инспекцию. Такое право может быть реализовано в случае невозможности представления документов (информации) в отведенный законом срок.
Какие установлены сроки представления документов по требованию ИФНС?
Сроки ответа на требование налоговиков и представления документов зависят от того, по какой статье их требует ИФНС.
|
Вид налогового контроля |
Норма по НК РФ |
Срок с даты поступления требования |
|
|
Требование документов на основании ст. 93 НК РФ |
|||
|
Камеральная или выездная проверка (исключение — проверка участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранных компаний) |
ст. 93 |
10 рабочих дней |
|
|
Дополнительные мероприятия налогового контроля (исключение — проверка участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранных компаний) |
ст. 93 п. 6 ст. 101 |
||
|
Дополнительные мероприятия налогового контроля после проверки сделок между взаимозависимыми лицами |
ст. 93 п. 6 ст. 101 п. 6 ст. 105.17 |
||
|
Налоговый мониторинг |
ст. 93 п. 3 и п. 5 ст.105.29 |
||
|
Камеральная проверка ставки 0% по НДС и вычетов при реализации товаров, работ, услуг (кроме проверки ставки 0% по НДС по международным авиа— и ж/д перевозкам, а также при авиасообщении с Крымом и Севастополем) |
ст. 93 п. 15 ст. 165 |
20 календарных дней |
|
|
Камеральная или выездная проверка консолидированной группы налогоплательщиков |
ст. 93 |
20 рабочих дней |
|
|
Дополнительные мероприятия налогового контроля консолидированной группы налогоплательщиков |
ст. 93 п. 6 ст. 101 |
||
|
Камеральная проверка ставки 0% по НДС:
|
ст. 93 п. 3.9 ст. 165 ст. 93 п. 5 или 5.1 ст. 165 ст. 93 п. 6.1 ст. 165 |
30 календарных дней |
|
|
Контрольные мероприятия по сделкам между взаимозависимыми лицами |
ст. 93 п. 6 ст. 105.17 |
30 рабочих дней |
|
|
Камеральная и выездная проверка иностранных компаний |
ст. 93 |
||
|
Дополнительные мероприятия по налоговому контролю иностранных компаний |
ст. 93 п. 6. ст. 101 |
||
|
Камеральная или выездная проверка доходов по гос. или муниципальным ценным бумагам, эмиссионным ценным бумагам, которые выпущены российскими компаниями, если доходы выплачены иностранным компаниям, которые действуют в интересах третьих лиц:
|
ст. 93 ст. 214.8 ст. 93 ст. 310.2 |
3 месяца |
|
|
Требование документов на основании ст. 93.1 НК РФ |
|||
|
Встречная проверка, если по отношению к контрагенту проводятся:
|
ст. 93 п. 1 ст. 93.1 ст. 93 п. 1 ст. 93.1 п. 6 ст. 101 ст. 93 ст. 93.1 п. 7 ст. 105.17 ст. 93 ст. 93.1 п. 6 ст. 101 п. 7 ст. 105.17 |
5 рабочих дней |
|
|
Камеральная проверка по отношению к участнику договора инвестиционного товарищества |
ст. 93 п. 1.1 ст. 93.1 |
||
|
Документы по сделкам за рамками проверок |
ст. 93 п. 2 ст. 93.1 |
10 рабочих дней |
|
|
Документы и сведения об имуществе, имущественных правах и обязательствах при недоимке более 1 млн. руб. |
ст. 93 п. 2.1 ст. 93.1 |
Налоговики вправе отказать в продлении срока
Уведомление проверяющих лиц о невозможности представить документы по требованию в установленный срок не гарантирует продление этого срока. Налоговый орган вправе вынести также решение и об отказе в его продлении (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Данное решение принимается с учетом указанных налогоплательщиком причин, по которым документы не могут быть представлены в установленные сроки, объема истребуемых документов, а также других имеющих значение обстоятельств.
Как указала ФНС в п. 3 Письма от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304, обязанность налогового органа объяснять или аргументировать свое решение об отказе в продлении срока представления документов законодательством о налогах и сборах не установлена. Тем не менее подобное решение контролеров на практике зачастую является причиной обращения налогоплательщика в суд. Но довод последнего о том, что решение об отказе в продлении сроков ничем не мотивировано, признается судами несостоятельным.
Ответственность за непредставление документов (информации)
В соответствии с п.4 ст.93 НК РФ отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ (штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ). В случае такого отказа или непредставления указанных документов в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов.
В соответствии с п.6 ст.93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ (штраф с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 руб, с физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, — в размере 1 000 руб).
Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.129.1 НК РФ (штраф от 5 000 руб до 20 000 руб).
Основания и сроки истребования документов
Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:
- в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93НК РФ);
- при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ ), срок представления — 10 рабочих дней со дня вручения требования;
- при проведении так называемой встречной проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления — 5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с п. 6 ст. 6.1 НК РФ.
В ряде случаев налоговые органы не вправе требовать представления документов.
Требование без реквизитов и количества
В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года.
Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам.
Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании п. 1 ст. 126 НК РФ работники налоговых органов не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (Постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 №15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 №КА-А40/7907-11и Северо-Кавказского от 09.06.11 по делу №А63-1749/2010 округов).
Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количества документов (Постановления ФАС Московского от 12.10.09 №КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 №ФО4-3216/2009(7623-А03-37)округов).
Варианты формулировок для ходатайства
В качестве фактов, смягчающих вину, можно указать:
— совершение правонарушения впервые;
— неумышленность действий;
— невозможность выплаты зарплаты работникам из-за взыскания штрафа;
— то, что деятельность является убыточной или сезонной; то, что организация является добросовестным налогоплательщиком, и т.п.
При просроченном сроке сдачи отчетности в качестве смягчающих фактов могут быть признаны:
— несоразмерность наказания характеру и тяжести совершенного правонарушения;
— незначительность просрочки;
— отсутствие умысла на совершение правонарушения;
— отсутствие для бюджета негативных последствий;
— технический сбой, не позволивший представить отчет своевременно;
— факт совершения нарушения впервые.
В случае указания семейных ситуаций, предусмотренных ст. 112 НК РФ, при возможности, ходатайство об отмене штрафа в налоговую инспекцию или суд должно содержать копии документов, подтверждающие наличие обстоятельств, смягчающих ответственность.
Основания для предоставления отсрочки по налогу или взносу
Какое материально положение фирмы станет причиной отсрочки по уплате налога? Причиной отсрочки может быть не любая материальная трудность компании, а основание предоставления отсрочки по уплате налогов может стать:
- полученный ущерб – если ущерб фирма получила в силу независящих обстоятельств, например, стихийное бедствие, технокатастрофа и т.д.;
- фирма выполнила свои обязательства по контракту своевременно, но при этом не получила оплату, или же она задерживается на момент оплаты налогов;
- если фирма оплатит налоговые обязательства, то могут иметь место признаки банкротства;
- являясь физлицом, ваше имущественное положение не дает на данном этапе оплатить налог;
- если ваша компания ведет деятельность сезонного характера.
Кроме, того дополнительные причины на предоставление отсрочки по налогам могут устанавливаться определенными контролирующими органами. Хочется отметить, что анализ налоговой политики в последнее время становится все сложнее и сложнее. Это связано с тем, что в государстве происходят изменения, которые требуется прослеживать, а главное понимать.
Непредставление документов суд просит обосновать
В арбитражной практике компании чаще всего обосновывают невозможность представить документы пожаром, потопом, кражей и упущениями предыдущего руководства. Суды не принимают аргументы без дополнительного подтверждения. В данном случае обязанность доказывать факт форс-мажора возлагается на налогоплательщика.
Например, суд может запросить доказательства аномальных погодных условий, приведших к затоплению (постановление Тринадцатого ААС от 18.08.14 № А21-1371/2013). Или пояснения, почему компания хранила документы именно в затопленном помещении, а не у себя в офисе (постановление Пятнадцатого ААС от 07.11.14 № А32-19571/2013).
Также важем фактор восстановления документов. Подробнее — в таблице.
| Причины непредставления документов | Реквизиты дела | |
| Утрачены по вине строителей | Постановление АС Северо-Кавказского округа от 26.01.15 № А20-3358/2010 | Компании не предприняли мер к восстановлению документов, поэтому проиграли дело в суде. На практике восстановление документов практически гарантирует компании победу в налоговом споре (постановления АС Северо-Кавказского округа от 20.08.15 № А53-8142/2013 и Шестнадцатого ААС от 26.08.13 № А63-12719/2011). Для восстановления документов компании обращаются как к сторонним организациям (запросы, переписка по получению дубликатов (копий) документов от контрагентов, торговых организаций, обслуживающего банка, налоговой инспекции), так и к информационным носителям |
| Утрачены при переезде | Постановление АС Уральского округа от 30.03.15 № А50-8856/2014 | |
| Проблемы с бухгалтерской программой (по неосторожности была удалена база данных) | Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.13 № А45-5165/2013 | Суд счел, что право на налоговые вычеты обусловлено наличием документов, а не их представлением в налоговый орган. И если налогоплательщик лишен объективной возможности своевременно представить соответствующие документы налоговикам, он может представить их непосредственно в суд (постановление Президиума ВАС РФ от 19.07.11 № 1621/11). Компания восстановила документы и представила их в УФНС и ИФНС вместе с уточненной налоговой декларацией. Это свидетельствует о проявлении действенной заботы и отсутствии умысла на сокрытие документов от налогового контроля |
Если компания заявляет об аварии систем отопления, то необходимы свидетельства работников ЖКХ. Пояснений работников компании по такому инциденту недостаточно — они заинтересованные лица (постановление Шестого ААС от 16.04.14 № 06АП-588/2014). Иногда это приводит к тому, что налоговикам удается доказать, что прорыва трубы не было. Муниципальные служащие опровергают версию компании (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.13 № А75-9453/2011).
Чем грозит опоздание: штрафы
Неисполнение или несвоевременное исполнение требования ИФНС о представлении документов – это нарушение законодательства РФ (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ). За это установлена налоговая и административная ответственность.
| Налоговая ответственность | Административная ответственность |
|---|---|
| Штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ составляет 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев уже имел место факт привлечения к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ (ст. 114 НК РФ). | За неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). |
Чем грозит опоздание: штрафы
Неисполнение или несвоевременное исполнение требования ИФНС о представлении документов – это нарушение законодательства РФ (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ). За это установлена налоговая и административная ответственность:
| Налоговая ответственность | Административная ответственность |
|---|---|
| Штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ составляет 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев уже имел место факт привлечения к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ ( ст. 114 НК РФ). | За неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). |
Чем грозит опоздание: штрафы
Неисполнение или несвоевременное исполнение требования ИФНС о представлении документов – это нарушение законодательства РФ (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ). За это установлена налоговая и административная ответственность:
| Налоговая ответственность | Административная ответственность |
| Штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ составляет 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев уже имел место факт привлечения к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ ( ст. 114 НК РФ). | За неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). |
Как написать ходатайство о продлении срока предоставления документов в налоговую (образец)
Составление такого рода документа следует проводить в соответствии с законодательными требованиями. Образец ходатайства о продлении срока предоставления документов в налоговую можно .
Стоит опираться на образцы документов, поскольку требуется учитывать правовые формулировки и придерживаться таких правил:
- отсутствие ошибок, опечаток, исправлений и нарушенной целостности текста;
- достоверная информация, которая соответствует нормам актуальности;
- приложения, требуемые для подтверждения фактов, изложенных в тексте.
Все эти пункты стоит использовать в составлении документа. Но лучше всего опираться на образец бумаги, который может выступать в качестве опорного бланка для написания ходатайства.
Ответственность за непредставление документов (информации)
В соответствии с п.4 ст.93 НК РФ отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ (штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ). В случае такого отказа или непредставления указанных документов в установленные сроки должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, производит выемку необходимых документов.
В соответствии с п.6 ст.93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст.126 НК РФ (штраф с организации или индивидуального предпринимателя в размере 10 000 руб, с физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, — в размере 1 000 руб).
Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.129.1 НК РФ (штраф от 5 000 руб до 20 000 руб).
Виды смягчающих обстоятельств
Если штраф применен правомерно, и налогоплательщик согласен с тем, что нарушил законодательство о налогах и сборах, его придется уплатить в бюджет. В решении о привлечении к ответственности ИФНС всегда применяет максимально возможное наказание. Но его легко снизить, если имеются смягчающие обстоятельства для снижения штрафа налоговой, к которым относятся:
- совершение правонарушения в первый раз;
- признание вины и раскаяние;
- отсутствие злого умысла;
- тяжелое финансовое положение компании (наличие большой кредиторской задолженности, предбанкротное состояние);
- социальная значимость деятельности организации в сфере строительства, ЖКХ, здравоохранения и др.;
- статус бюджетного учреждения;
- незначительная просрочка сдачи отчетности в связи с техническими проблемами;
- отсутствие ущерба бюджета (например, декларация не сдана вовремя, но налог уплатили своевременно и в полном размере);
- самостоятельное выявление и исправление ошибок в учете и исчислении налога;
- значительный объем затребованных документов, и налогоплательщик вынужден принимать активные меры для продления срока предоставления;
- отсутствие затребованных документов в результате их уничтожения (например, при пожаре);
- если наказание выставлено ИП или иному физлицу, то смягчающим обстоятельством признают серьезное заболевание, инвалидность, наличие на иждивении детей и др.
Ходатайство в налоговую о продлении срока предоставления документов образец
Например, отсутствие главного бухгалтера по уважительной причине – командировка, болезнь, очередной отпуск, который главбух проводит в другом городе. Также можно сослаться на отсутствие технических возможностей для быстрой подготовки копий (сломался ксерокс). Или требование поступило в самый разгар отчетной кампании, а в наличии не все сотрудники бухгалтерии – кто- то заболел и т. Желательно приложить подтверждающие документы (приказ о командировке, о предоставлении отпуска сотрудникам бухгалтерии, служебная записка специалиста, отвечающего за копировальную технику, и др.). Вероятность положительной реакции инспекторов на ходатайство повышается, если назвать конкретную дату, когда компания сможет представить затребованные бумаги.
Ходатайство о продлении срока представления документов составляют в произвольной форме. Главное – назвать достоверные причины, по которым компания не успевает выполнить требование инспекторов. Так, скорее всего инспекторы пойдут навстречу компании, если они запросили большое количество документов, которое нереально откопировать за пять дней. Стечение разного рода обстоятельств тоже может служить основанием для продления срока представления документов.
Письмо о сдвиге сроков выполнения работ
Во избежание конфликтных ситуаций, для того, чтобы зафиксировать согласование дат даже в формате «пост-фактум», необходимо подготовить комплект писем, разъяснительных, где должно быть зафиксировано как согласие (пусть даже устное) Заказчика, так и обоснованность переноса сроков и т.п.
Вся документация, подлежащая исполнению сотрудниками, имеет сроки, в течение которых данное поручение должно быть выполнено. При этом наличие определенных временных рамок позволяет не только осуществлять контроль исполнения документов, но и определять личную эффективность работников.
Такой документ является формальным инструментом делового общения. Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.