Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок действия больничного листа после его закрытия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.
Где их хранить организации
Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2021 году, поэтому исходим из двух принципов:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстро найти нужный бланк.
В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.
Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:
- порядковый номер;
- дата предоставления бланка работником;
- Ф. И. О. работника;
- должность, структурное подразделение;
- номер и дата выдачи документа;
- наименование лечебного учреждения;
- период освобождения от работы.
Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.
Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии
К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.
Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения
Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Зачем хранить листки нетрудоспособности
Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги. Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п. 12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.
, чтобы прочитать.
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Как долго должны храниться больничные на предприятии
Ввиду того что надзорные органы могут затребовать бланки строгой отчетности в любой момент, у работодателя не вызывает сомнения тот факт, что они (бланки) должны быть сохранными. Однако за время функционирования предприятия или учреждения документов накапливается очень много, и сам с собой возникает вопрос, как организовать условия хранения архивной документации.
Прежде всего, работодатель должен найти соответствующее помещение, в котором могут храниться больничные листы и другая документация. Кроме того, на предприятии должна быть штатная единица, в обязанность которой входила бы систематизация и учет архива.
Что касается сроков хранения больничного листа в организации, то современное законодательство предписывает хранить их в течение 5 лет.
Помимо больничных листов, это правило распространяется на:
- всю бухгалтерскую отчетность;
- учетные регистры;
- первичную документацию.
Больничные — это и есть первичные учетные документы.
Но по линии налоговых сборов работодатели должны хранить документы, требуемые для начисления и выплат страховок, в течение 6 лет. Соответственно, в эту категорию попадают и листы нетрудоспособности. Таким образом, срок хранения больничных листов в архиве также исчисляется 6-ю годами.
Наконец, для того чтобы надзорные органы могли в комфортных обстоятельствах выполнять инспекцию, работодателям рекомендуется вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. Сами же больничные не хранятся вместе с другой документацией. Самая удобная форма хранения — подшивать их в другую папку.
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Продолжительность хранения
Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?
Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.
Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.
Что говорит законодательство в области налогов и сборов
Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).
При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.
Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2020 году и ранее.
Как уничтожать по истечении срока хранения
По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:
- Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
- По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
- Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.
Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к.
от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.
9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал
Поскольку законодательство не определяет строгой формы ведения журнала учета и регистрации больничных листов, образец его заполнения должен был установлен локальными нормативными актами предприятия, где должны содержаться инструкции по его оформлению и ведению.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.
Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:
- наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
- название предприятия;
- дата начала и окончания;
- длительность хранения;
- подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).
Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:
- информацию о сотруднике (ФИО, должность);
- номер листка нетрудоспособности;
- название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
- даты начала и окончания больничного;
- срок действия больничного листа.
Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.
Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.
Инструкция по заполнению
При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.
Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:
- наименование юридического лица или ИП;
- название документа;
- дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
- фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
- при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.
Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.
Графы, в которые необходимо внести информацию
при регистрации листков нетрудоспособности:
- двенадцатизначный номер больничного листа;
- наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
- должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
- период освобождения от работы;
- причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
- дата предъявления больничного листка представителю организации.
Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.
Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.